Dokumentacja wspiera jakość i ciągłość pracy
Dobrze prowadzona karta pomaga odtworzyć przebieg konsultacji, ustawienia, zastosowane materiały i zalecenia. Jest przydatna przy kolejnych wizytach, zmianie pracownika i analizie nieoczekiwanej reakcji.
Karta klienta
Powinna zawierać dane kontaktowe, informacje potrzebne do procedury, historię istotną dla kwalifikacji i datę aktualizacji. Zakres danych należy ograniczyć do tego, co rzeczywiście potrzebne.
Wywiad i kwalifikacja
Pytania muszą być dopasowane do technologii. Warto stosować pola otwarte, datę, podpis oraz miejsce na decyzję o wykonaniu, odroczeniu lub odmowie procedury.
Świadoma zgoda
Zgoda nie może zastępować rozmowy. Klient powinien otrzymać zrozumiałą informację o przebiegu, możliwej reakcji, zaleceniach i alternatywach.
Karta parametrów
Zapisuj model urządzenia, końcówkę, obszar, ustawienia, liczbę przejść lub impulsów, chłodzenie i reakcję. W kolejnej wizycie nie trzeba polegać na pamięci.
Zdjęcia
Fotografie powinny być wykonywane za zgodą, w powtarzalnych warunkach i przechowywane w bezpiecznym miejscu. Osobno ustal zgodę na publikację marketingową.
Zalecenia
Klient powinien otrzymać zalecenia w formie, do której może wrócić. Dokumentuj również, kiedy i w jaki sposób zostały przekazane.
RODO i przechowywanie
Ustal podstawę, zakres dostępu, czas przechowywania, kopie zapasowe i procedurę usuwania. Dokumentacja nie powinna trafiać do prywatnych komunikatorów pracowników.
Podsumowanie
Najlepsza dokumentacja jest krótka, logiczna i konsekwentnie używana. Warto przetestować ją na kilku wizytach i regularnie aktualizować.