Dwie różne zgody
Zgoda na wykonanie zabiegu i zgoda na przetwarzanie danych to dwie osobne rzeczy. Pierwsza dotyczy samej procedury, ryzyka i zaleceń; druga — tego, jakie dane zbierasz, po co i na jak długo. Nie łącz ich w jeden nieczytelny akapit.
Obowiązek informacyjny
Klient powinien wiedzieć: kto jest administratorem danych, jakie dane zbierasz (w tym dane o zdrowiu z wywiadu), na jakiej podstawie, jak długo je przechowujesz, komu je udostępniasz i jakie ma prawa. Ta informacja powinna być dostępna przed wypełnieniem karty.
Dane o zdrowiu
Wywiad przed zabiegiem aparaturowym to dane szczególnej kategorii. Zbierasz tylko to, co potrzebne do bezpiecznej kwalifikacji, i zabezpieczasz dostęp do kart oraz systemu rezerwacji.
Zdjęcia i wizerunek
Zdjęcia dokumentacyjne (obszar zabiegu) i zdjęcia marketingowe (do publikacji) wymagają odrębnych zgód. Zgoda marketingowa musi być dobrowolna, konkretna i odwoływalna, a jej brak nie może blokować wykonania zabiegu.
Okres przechowywania
Ustal i zapisz, jak długo trzymasz karty klienta, zgody i zdjęcia, oraz co się z nimi dzieje po tym czasie. Krótszy okres = mniejsze ryzyko.
Gdzie to trzymać
Papierowe karty w zamykanym miejscu, pliki cyfrowe w zabezpieczonym systemie z kontrolą dostępu. Nie przechowuj danych klientów w prywatnych komunikatorach ani w otwartych folderach w chmurze.
Czego ten tekst nie zastępuje
To praktyczne wskazówki organizacyjne, a nie porada prawna. Wzory dokumentów i politykę przetwarzania warto skonsultować z osobą znającą aktualne przepisy.
Podsumowanie
Rozdziel zgodę na zabieg od zgody na dane, zadbaj o obowiązek informacyjny, osobno traktuj zdjęcia marketingowe i ustal okresy przechowywania. Dokumentację zabiegową ćwiczymy na każdym szkoleniu OG Academy.